Die AOZ
Die AOZ ist eine öffentlich-rechtliche Organisation mit mehr als 2'000 Mitarbeiter*innen. Im Auftrag des Bundes, der Kantone, der Stadt Zürich und diverser Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.
Die Abteilung Betreuung in Bundesasylzentren (BEB) ist im Auftrag des Staatssekretariats für Migration zuständig für die Begleitung, Betreuung und gesundheitliche Versorgung von Geflüchteten in den Bundesasylzentren der Asylregionen Zürich, Ostschweiz sowie Tessin und Zentralschweiz.
Stellenantritt: per sofort oder nach Vereinbarung
Ihre Aufgaben
Sie unterstützen die Abteilungsleitung BEB in verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Sitzungen.
Sie organisieren Termine, Sitzungen und Anlässe für die drei CO-Abteilungsleitungen.
Sie erstellen in Absprache mit der Kommunikationsabteilung interne Korrespondenz, einfache Protokolle und Präsentationen.
Sie überwachen und überprüfen die Einhaltung von Terminen und Reportings.
Sie agieren in spezifischen Aufgaben als Stellvertretung der Abteiungsleitung.
Sie unterstützen in der Beschaffung.
Sie leiten kleine Projekte selbstständig und unterstützen bei der Planung und Erarbeitung von übergeordneten Konzepten.
Ihr Profil
Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) sowie allenfalls die Weiterbildung zur Direktionsassistent*in
Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
Versierter Umgang mit M365 und IT-Anwendungen (z.B. IT-basierte Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware)
Sehr gute Deutschkenntnisse mündlich und schriftlich, Italienischkenntnisse von Vorteil
Analytisches und vernetztes Denken sowie eigenverantwortliches Handeln
Sehr gute Arbeitsorganisation, Belastbarkeit und Flexibilität
Gewandt in der Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen
Wir bieten Ihnen
Ein verantwortungsvolles, vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem spannenden und dynamischen Umfeld
4-6 Wochen Ferien pro Jahr, je nach Alter
Zusätzliche 6 Betriebsferientage pro Jahr
Wahlweise mit Beitrag an Verpflegungskosten (Lunch Checks) sowie diverse Vergünstigungen, z.B. bei Mobility Carsharing, Mobile Abos
Ein grosses Angebot an internen Weiterbildungsmöglichkeiten
