Springer*in Empfang und Administration ca. 20% (auf Abruf)
Die AOZ
Die Immobilienverwaltung ist unter anderem für die Beschaffung und Bewirtschaftung der Wohn- und Geschäftsliegenschaften und für die Unterbringung von Geflüchteten in der Stadt Zürich zuständig. Das Team Empfang und Administration ist für die Betreuung der Besucher*innen am Schalter, für die Telefonzentrale und die Postbearbeitung, wie auch für die Verwaltung von Schlüsseln verantwortlich. Die Öffnungszeiten des Empfangs sind Montag bis Freitag von 08:00-12:00 und 13:00-17:00 Uhr.
Stellenantritt: per sofort oder nach Vereinbarung
Ihre Aufgaben
Zur Sicherstellung der Kontinuität arbeiten Sie an einem fixen Wochentag mit und übernehmen zusätzlich Vertretungen bei geplanten Ferienabwesenheiten sowie kurzfristigen Krankheitsausfällen.
Sie empfangen, betreuen und beraten Klient*innen und Besucher*innen am Schalter und bedienen die Telefonzentrale, indem Sie Anrufe entgegennehmen und gezielt weiterleiten.
Sie koordinieren die Kommunikation mit internen und externen Stellen und stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher.
Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und übernehmen das Scannen von Rechnungen und Dokumenten.
Sie sind verantwortlich für die Verwaltung und Ausgabe der Schlüssel der AOZ-Liegenschaften.
Sie übernehmen die Verwaltung des Büromaterials, die Bewirtschaftung der Druckerstationen sowie weitere administrative und organisatorische Aufgaben zur Unterstützung des Teams.
Ihr Profil
Abgeschlossene Berufsausbildung (EFZ) mit fundierten Praxis- und Umsetzungserfahrungen
Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch sowie gute Kenntnisse in Englisch, Italienisch und/oder Französisch; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil
Sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen (MS Office-Palette); Erfahrung mit Tutoris oder Abacus ist von Vorteil
Ausgeprägtes interkulturelles Feingefühl sowie hohe kommunikative Kompetenz
Vernetztes Denken, organisatorisches Geschick sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Belastbarkeit
Wir bieten Ihnen
Ein verantwortungsvolles, vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem spannenden und dynamischen Umfeld
Ein interkulturelles Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team
Eine abwechslungsreiche, interessante Arbeit im Zentrum der Stadt Zürich
4-6 Wochen Ferien pro Jahr, je nach Alter
Zusätzliche 6 Betriebsferientage pro Jahr
Interessiert?
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung!
